Så fungerar slutbeställningen
Detta är kampanjens sista kontrollpunkt innan hela gruppens beställning skickas till leverantören. Gå igenom den här i lugn och ro när kampanjen är avslutad.
Vad är den här sidan?
En sammanställning av hela gruppens försäljning, som skickas härifrån till leverantören som en riktig beställning.
Hur kommer man hit?
Via knappen "Kontrollera och skicka order" i adminportalen, när kampanjen är helt avslutad.
Vad händer här?
Ni kontrollerar siffrorna, laddar ner en PDF om ni vill, och bekräftar — därefter går beställningen vidare till leverans.
Så här kontrollerar och skickar ni beställningen
Sidan räknar automatiskt fram alla siffror direkt från era säljares verkliga beställningar — er uppgift är bara att kontrollera att allt ser rätt ut.
Kontrollera sammanfattningssiffrorna högst upp
Direkt högst upp på sidan ser ni fyra siffror: hur många paket hela gruppen sålde totalt, hur många säljare som deltog, hur mycket vinst som blir kvar hos gruppen och hur mycket ni ska betala till leverantören.
Kontrollera gruppens uppgifter
Säkerställ att gruppens namn, kontaktperson och leveransadress är korrekta — dessa uppgifter är hämtade från det ni fyllde i i adminportalen innan ni kom till den här sidan.
- Om något av detta är fel, gå tillbaka med knappen "← Gå tillbaka och redigera" och korrigera uppgifterna innan bekräftelsen
Gå igenom säljarspecifikationen
Tabellen visar varje säljares sålda produkter per produkt, säljarens totala antal paket och den vinst säljaren gett gruppen. Nederst raden ser ni hela gruppens totalsummor.
- Tabellen rullar sidledes om det finns många produkter — dra med fingret eller musen för att se alla kolumner
- Om någon siffra ser fel ut, kontrollera först att den säljarens beställningar är korrekt markerade i adminportalen
Kontrollera produktsammanfattningen
Ni ser vilka smaker som sålde bäst i hela gruppen och hur stor andel av alla beställningar varje produkt utgör. Den populäraste produkten är markerad särskilt i guld.
Ladda ner PDF-sammanfattningen
Via knappen "⬇ Ladda ner PDF-sammanfattning" till höger får ni en snygg, utskriftsvänlig sammanfattning av alla siffror — bra att spara till er egen bokföring redan innan bekräftelsen.
- PDF:en kan laddas ner både före och efter bekräftelsen — det påverkar inte själva beställningen
Bekräfta och skicka beställningen
När allt ser rätt ut, tryck på den gröna knappen "✓ Bekräfta och skicka order". Detta skickar hela gruppens slutliga beställning till leverantören för hantering.
- Tryck på denna bara en gång, och först när kampanjen verkligen är helt avslutad — bekräftelsen skapar en ny, slutlig orderrad
- Samtidigt låses hela kampanjen automatiskt — varje säljares personliga butik slutar omedelbart ta emot nya kundbeställningar
- Om det kommer in mer försäljning efter bekräftelsen eller ni upptäcker ett fel, kontakta oss direkt — bekräfta inte igen
Bekräftelsevy och leverans
Efter bekräftelsen ser ni en lyckad-notis och kan fortfarande ladda ner PDF-sammanfattningen. Produkterna levereras till er därefter enligt överenskommen tidsplan.
Använd systemet som stöd även efter att paketen kommit
Slutbeställningen stänger inte systemet helt — er grupp har fortfarande tillgång till både adminportalen och varje säljares personliga butikssida även efter att paketen har levererats. Endast mottagningen av nya kundbeställningar är låst — att markera leveranser och betalningar fungerar hela tiden som vanligt.
- Ni ser hela tiden i adminportalen och leveranslistorna vilka kunder som redan fått sina leveranser och vilka som ännu inte betalat
- På så sätt kan ni enkelt organisera utdelningen av paketen till säljarna och följa upp att alla kunder och säljare gör klart sin del
- Obs: själva betalningarna sker alltid direkt mellan er och era kunder/säljare — systemet är endast ett hjälpmedel för uppföljning, inte en betalningsförmedlare
Vad är systemet till för — och vad är det inte?
Systemet tar aldrig emot eller förmedlar betalningar, inte heller när ni skickar den här slutbeställningen. Knappen "Bekräfta och skicka order" skickar er grupps beställning till leverantören för hantering — det är ingen betaltransaktion och har ingen koppling till pengar ni tagit emot från kunder eller säljare.
När kunden betalar säljaren på det sätt er grupp själv valt (t.ex. kontant eller Swish), markerar säljaren den beställningen som "Betald" i leveranslistan — detta fungerar helt separat från den här bekräftelsesidan, både före och efter bekräftelsen.
Syftet med systemet är att minska den administrativa bördan kring beställningar och leveranser genom att ge en tydlig överblick över vem som fått sin leverans och vem som betalat. Hur betalningarna i praktiken hanteras är helt er grupps eget beslut.
Vad exakt låses när jag bekräftar beställningen?
Hela kampanjen låses omedelbart för alla användare så fort ni trycker på "✓ Bekräfta och skicka order". Efter det kan ingen kund längre lägga en ny beställning i någon säljares personliga butik, och denna bekräftelse kan inte skickas igen av misstag.
Låsningen påverkar inte hanteringen av redan gjorda beställningar — både ni i adminportalen och säljarna på sina egna sidor kan fortsätta markera beställningar som levererade och betalda som vanligt även efter låsningen.
Om kampanjen behöver låsas upp igen (t.ex. om bekräftelsen skickades av misstag för tidigt, eller om vissa säljare inte hann få in alla sina beställningar), kontakta oss på info@kaffesalj.se, så låser vi upp kampanjen åt er.
När kommer fakturan?
Fakturan skickas till er först när produkterna har kommit fram till er klass eller grupp — ni betalar alltså inget i förväg när ni bekräftar beställningen.
Beställningsbekräftelsen på den här sidan skickar beställningen till leverantören för hantering, men själva faktureringen sker först i samband med leveransen.
Varför bör bekräftelsen göras allra sist?
Eftersom "Bekräfta och skicka order" skapar en slutlig orderrad till leverantören och samtidigt låser hela kampanjen, bör den göras först när alla säljare har avslutat sin försäljning och alla beställningar stämmer i adminportalen.
Om ni upptäcker ett fel efter bekräftelsen, bekräfta inte igen — kontakta oss direkt, så rättar vi beställningen tillsammans.
När stängs sidorna?
När alla paket har levererats till kunderna och ni har fått in alla betalningar, kontakta oss — då stänger vi er grupps säljsidor och adminportalen åt er.
Innan dess håller systemet öppet och till ert förfogande just för leverans- och betalningsuppföljning, så det finns ingen brådska att stänga något direkt efter slutbeställningen.
Bra att veta
Vad händer direkt när jag trycker på "Bekräfta och skicka order"?
Två saker samtidigt: (1) hela gruppens slutliga beställning går till leverantören för hantering, och (2) hela kampanjen låses — alla säljares personliga butiker slutar ta emot nya kundbeställningar. Att markera leveranser och betalningar fungerar dock fortfarande som vanligt.
Kan kampanjen låsas upp igen om vi bekräftade för tidigt?
Ja — kontakta info@kaffesalj.se, så låser vi upp kampanjen åt er och säljarna kan åter ta emot beställningar.
Kommer vi fortfarande åt sidorna efter slutbeställningen?
Ja — både adminportalen och varje säljares personliga butikssida förblir öppna även efter bekräftelsen och leveransen, så ni kan följa upp betalningar och leveranser hela vägen. Endast mottagningen av nya kundbeställningar är låst.
Sköter systemet betalningarna åt oss?
Nej. Kunder och säljare kommer alltid överens om betalningar direkt med varandra, utanför systemet. Systemet visar bara vem som betalat och vem som inte har — det förmedlar eller hanterar inte pengarna själv.
När stängs vår grupps sidor?
Först när ni själva ber om det — det vill säga när alla paket är levererade och alla betalningar är inne. Kontakta oss då, så stänger vi sidorna åt er.
Går det att ändra beställningen efter bekräftelsen?
Inte på den här sidan själv. Om det uppstår ändringar i beställningen efter bekräftelsen, kontakta oss direkt så hjälper vi till med korrigeringen.
När och hur sker faktureringen?
Fakturan skickas först efter att produkterna levererats till er klass eller grupp — inte i förväg i samband med bekräftelsen.
Vad händer om en säljare säljer mer efter slutbeställningen?
Kampanjen är redan låst, så säljaren kan tekniskt sett inte längre ta emot nya beställningar. Om det ändå var tänkt att hända, eller om kampanjen låstes för tidigt, kontakta oss så låser vi upp kampanjen och lägger till de sena beställningarna i leveransen.
Går PDF:en att ladda ner flera gånger?
Ja, PDF-sammanfattningen kan laddas ner så många gånger ni vill, både före och efter bekräftelsen.
Vem kan bekräfta beställningen?
Det är gruppledarens (adminens) ansvar — man kommer till den här sidan via adminportalen, inte via säljarnas personliga länkar.
Snabb checklista
Gå igenom exakt i den här ordningen innan ni trycker på bekräftelseknappen.
